O informacji prasowej słów kilka.

Zanim zabierzesz się do tworzenia informacji o swoim wydarzeniu czy produkcie pamiętaj o jednym – pisz tak, aby dziennikarz mógł w całości opublikować Twój tekst, bez konieczności jego korekty czy dokonywania zmian. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta- dobrze zredagowana informacja prasowa zwiększa szansę na jej publikację.

Ale jak to właściwie zrobić?

Zacznij od analizy treści. Zwróć uwagę czy informacje w niej zawarte nie posiadają charakteru informacyjnego chaosu bądź natłoku niepotrzebnych i nieistotnych informacji. Twój komunikat musi być przede wszystkim poukładany i estetyczny. Najskuteczniejszym sposobem aby to sprawdzić jest zadanie sobie 4 kluczowych pytań.

1. Dlaczego?

Musisz mieć świadomość, iż dla osoby, która chce przekazać informację
o organizowanym przez siebie np. przedsięwzięciu/wydarzeniu/, ważne i istotne jest dosłownie wszystko.
Dla dziennikarza, który na co dzień dostaje dziesiątki takich informacji jak Twoja – niekoniecznie. Zastanów się, dlaczego ktoś miałby zainteresować się akurat sugerowanym przez Ciebie tematem? Co spowoduje, że akurat „ten temat” przyciągnie uwagę dziennikarza i sprawi, że zechce on o nim napisać? Reasumując, zadaj sobie pytanie, co jest tak wyjątkowego w twoim wydarzenia, co odróżnia go od innych i sprawia, że jest ono atrakcyjne? Być może biorą
w nim udział jakieś ciekawe osoby, o których warto wspomnieć ? Może miejsce
w którym organizujesz swój event jest z jakiś względów szczególne, może wiąże się z nim jakaś ciekawa historia? Miej oczy szeroko otwarte. Szukaj zawsze oryginalnej przynęty. Nie stawiaj na bylejakość.
Pomiń informacyjny bełkot i wyłoń z niego to, co naprawdę stanowi wartość samą w sobie. Zastanów się o czym sam chciałbyś przeczytać, jakiego typu treści wzbudziłoby w Tobie zainteresowanie.

2. Co?

W odpowiedzi na tak postawione pytanie chodzi o wykluczenie z tekstu tych informacji, które są „nieczytelne”, nieprzejrzyste, wielowątkowe i drogą „selekcji naturalnej” powinny z tekstu po prostu zniknąć. Postaw na informacyjny minimalizm, na tyle na ile możesz sobie pozwolić. Zadbaj o to, aby skonstruowany przez Ciebie przekaz był jak najbardziej czytelny i prosty w odbiorze. Zbyt wiele treści utrudnia odbiór każdego komunikatu.

3. Jak?

Masz już za sobą punkt 1 i 2. Teraz zastanów się jaki charakter ma mieć informacja, którą przekazujesz, w jakiej formie ma trafić do dziennikarza.
Być może chcesz wprowadzić do niej elementy czyjejś wypowiedzi? A może chcesz dodać do niej zdjęcia? Zasada jest prosta. Wszystkie materiały dodatkowe, pomocnicze takie jak: linki bio, zdjęcia, odnośniki do stron, materiały video, harmonogramy, grafika, powinny znaleźć się w osobnych plikach a nie w tekście. Zawieranie ich w treści tekstu zmniejsza jego przejrzystość i wprowadza niepotrzebny chaos, oraz zbiera dziennikarzom cenny czas. Zawsze określ sobie, że jedna strona tekstu w Wordzie napisana czcionką 11 to w zupełności wystarczająca ilość miejsca na przekazanie wszystkich niezbędnych informacji.

4. Do kogo?

Zastanów się do kogo tak naprawdę chcesz skierować swoją informację. Wiadomości kierowane na ogólne skrzynki mailowe np. biuro@, kontakt@ wcale nie muszą trafić do skrzynek osób do których chcesz dotrzeć, dlatego tak ważne jest stworzenie bazy aktualnych kontaktów i warto poświecić temu trochę czasu, bo jest to Twoje narzędzie pracy. Pamiętaj, że informacja prasowa nie ma trafić do pierwszego lepszego dziennikarza lecz do takiego, który jest potencjalnie zainteresowany danym tematem. Ważnym elementem jest również dotrzymywanie terminu. Każda redakcja ma określony termin zamknięcia numeru, którego musisz przestrzegać.

Co jeszcze?

Mówiąc o informacji prasowej nie sposób pominąć jej części składowych tj. tytuł, lead, rozwinięcie, data, osoba do kontaktu. Dlaczego są one tak ważne? Zacznijmy po kolei.

Tytuł – To właśnie jemu warto poświęć dużo uwagi, bo od niego się zaczyna.
To on skupia na sobie największą uwagę odbiorcy. Trzeba wiedzieć, że nawet najciekawsza i atrakcyjna informacja może zostać niezauważona w informacyjnym kołowrocie, jeśli nadasz jej złą oprawę. Jaki zatem powinien być? Najlepiej intrygujący, oryginalny, atrakcyjny. Ma przyciągać uwagę. Jak do niego podejść? Jak do zapowiedzi tego, o czym tak na prawdę jest nasza informacja i co de facto stanowi jej meritum. Tytuł to wabik, przynęta i kropka! To właśnie on najczęściej determinuje czy nasz tekst zainteresuje dziennikarza i odbiorców.

Lead– W nim tak naprawdę zawiera się streszczenie całej Twojej informacji. Jeden krótki akapit, który stanowi o całym artykule, jest kluczowo ważny! Po jego przeczytaniu, odbiorca posiada ogólną wiedzę na opisywany przez Ciebie temat. To co w lead najważniejsze, to jasne, konkretne
i rzeczowe zawarcie informacji odpowiadających na pytania kto? co? kiedy? dlaczego? z jakim skutkiem?

Rozwinięcie – Kiedy już posiadasz dobry i chwytliwy tytuł, stworzyłeś przejrzysty lead, czas zająć się rozbudowaniem (rozwinięciem) Twojej notatki prasowej. Tutaj zamieszczamy tekst zawarty wcześniej w lead, jednak zdecydowanie bardziej rozbudowany. To co najważniejsze umieść na początku tekstu, to co mniej istotne możesz zostawić na sam koniec. Do rozwinięcia możesz dodać wypowiedzi np. organizatorów wydarzenia. Ważne jest aby i tutaj ograniczyć wydarzenia do minimum.

Data– Bardzo istotnymi elementami każdej informacji prasowej są również: data czyli upowszechnienie informacji. Tekst musi być nią opatrzony, żeby dziennikarz wiedział, czy tekst jest aktualny. Datę należy zamieścić w widocznym miejscu (np. prawy górny róg strony).

Osoba do kontaktu– to istotny element każdej informacji prasowej. Podawaj zawsze imię i nazwisko, telefon i adres mailowy osoby odpowiedzialnej z udzielenie szczegółowych informacji.

Dobrze skrojony komunikat cechuje się ponadto: aktualnością, neutralnością, obrazowością i zwięzłością. Chyba nie dziwi Cię fakt, iż każdy dziennikarz oczekuje newsów a Twoim zadaniem jest mu tych newsów dostarczyć, dlatego dobrze napisana informacja prasowa to taka która cechuje się przede wszystkim aktualnością. Kolejną rzeczą o której trzeba pamiętać to neutralność naszego tekstu. Nie oceniamy, nie komentujemy, nie wyrażamy swoich poglądów, nie reklamujemy. Skupiamy się tylko i wyłącznie na suchych faktach, bez jakiegokolwiek wartościowania. Istotna jest również forma naszej wypowiedzi i to, w jaki sposób redagujemy naszą wypowiedź. Informacja ma być skoncentrowana na faktach, bez tworzenia autopromocji.

Poniżej znajdziecie układ informacji prasowej

Nazwa i logo firmy/instytucji

1. Data (prawy górny róg);
2. Tekst „Informacja prasowa”;
3. Tytuł– krótki i celny, przyciągający uwagę;
4. Lead– pogrubioną czcionką w pierwszym akapicie zawieramy dwa lub trzy zdania, które w zachęcający sposób opowiedzą o czym jest tekst ( najważniejsze fakty, odpowiadające na pytania: co? gdzie? kiedy? jak? dlaczego?
5. Rozwinięcie– dookreślenie o czym informujemy, dlaczego jest to warte uwagi, zainteresowanie może wzbudzić niezbyt długi cytat osoby uznawanej za autorytet
   w danej dziedzinie;
6. Podsumowanie– można zamieścić podstawowe informacje o działalności firmy;
7. Dane kontaktowe osoby, która może udzielić dodatkowych informacji (imię
   i nazwisko, numery telefonów, faks, adres e-mail);
8. Stopka prasowa– umieszczany jako załącznik lub pod treścią informacji prasowej, możliwie najkrótszy (kilku zdaniowy) opis historii i działalności firmy.