Organizacje pozarządowe coraz częściej biorą udział w szkoleniach i wyjazdach międzynarodowych. Jeżeli zastanawiasz się, jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową przeczytaj cały tekst. Jeżeli w wyjazdach biorą udział osoby fizyczne, które nie podpisały z organizacją delegującą umów, nie mamy obowiązków wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Jeżeli jednak na wyjazd deleguje nas organizacja, z którą mamy podpisaną umowę, taka delegacja będzie rodzić dodatkowe obowiązki po stronie organizacji.
W zależności od formy umowy
Po pierwsze, aby rozliczyć zagraniczną podróż służbową powinieneś ustalić, jaką umowę Twoja organizacja pozarządowa podpisała z delegowaną osobą i jakie są zapisy szczegółowe tej umowy.
Umowa zlecenia
Aby rozliczyć delegację w umowie musi się znajdować zapis, że zleceniobiorcy może wnioskować o zwrot kosztów podróży służbowej. Jeżeli takie zapisy nie zostały dodane do umowy (a standardowo nie są), to zleceniobiorca nie może przedstawić do rozliczenia druku podróży służbowej.
Umowa wolontariacka
W przypadku umów wolontariackich sprawa się komplikuje. Zgodnie z artykułem 45 pkt. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie korzystający ma obowiązek:
Jednak, zgodnie z artykułem 45 pkt. 4 ustawy „Wolontariusz może, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, zwolnić korzystającego w całości lub w części z obowiązków wymienionych w ust. 1 pkt 3.”
Oznacza to, że w przypadku wolontariatu, jeżeli umowa wolontariacka zawiera odpowiednie zapisy, organizacja delegująca nie musi wypłacać kosztów podróży służbowej wolontariusza. Jednak zawsze warto takie decyzje podjąć wspólnie z wolontariuszem i wyjaśnić mu, jakich przywilejów się zrzeka.
Umowa o pracę
W tym wypadku pracodawca delegujący osobę na wyjazd służbowy powinien stosować wytyczne zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Jak rozliczyć zagraniczną podróż służbową?
Jak to zostało wyżej wskazane, aby rozliczyć zagraniczną podróż służbową należy stosować Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
To rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej, w tym kosztów:
- diet,
- przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zgodnie z rozporządzeniem:
- Pracodawca określa to, w jakiej formie wolontariusz lub pracownik odbędą podróż.
- Pracodawca pokrywa koszt zakupu biletów i ew. wyraża zgodę na przejazd samochodem pracownika. Dodatkowo pracodawca pokrywa koszty inne niż bilet i tzw. „kilometrówką”. Należą do nich np. opłaty za bagaż, koszt parkingów, płatnych dróg, itp.
- Pracownik lub wolontariusz rozlicza się do 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia są dołączane faktury lub bilety za wyjątkiem diet i wydatków ryczałtowych.
Dieta
Zgodnie z § 7. 1. Rozporządzenia „Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży”. Jeżeli:
- podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje pracownikowi delegowanemu do miejscowości w pobytu stałego lub czasowego oraz pracownikowi, któremu zapewniono całodzienne wyżywienie.
Dieta w podróży zagranicznej jest obliczana w zależności od kraju docelowego osoby delegowanej.
- za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- za niepełną dobę podróży zagranicznej:a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. I to jest główny zapis, który powoduje, że nawet w przypadku opłacenia wszystkich wydatków wolontariuszowi delegowanemu np. na szkolenie z Erasmus+, organizacja będzie ponosiła koszty delegowania wolontariusza za granicę.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej
W podróży krajowej ryczałt na pokrycie kosztów komunikacji wynosi 20% diety za każdy rozpoczęty dzień podróży służbowej.
W podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, por- tu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
A na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Za wyjątkiem sytuacji, w której pracownik:
- odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
- ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
- nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
Ta strona używa ciasteczek.