Kiedy warto zacząć zatrudniać w oparciu o umowę o pracę?

W życiu każdej organizacji pozarządowej, która osiąga „poważny budżet” przychodzi taki czas, że trzeba podjąć decyzję o tym, czy organizacja będzie zatrudniać w oparciu o umowę o pracę. Ta decyzja nie jest prostą decyzją. Dowiedz się, jakie są plusy i minusy podejmowania współpracy z osobami w taki sposób.

W jakich formach może zatrudniać organizacja pozarządowa?

Organizacja pozarządowa jest jak każdy inny pracodawca. No może nie całkiem, ale o tym zaraz. Dlatego, tak, jak każdy inny pracodawca może zatrudniać w oparciu o popularne zlecenia, umowy o dzieło, umowy o pracę i kontrakty. Wyjątkowość organizacji pozarządowych polega na tym, ze zgodnie z Ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie może też współpracować z osobami w oparciu o umowy wolontariackie.

Umowy zlecenia są dobre „na początek” w nowo zakładanych organizacjach. Ta forma zatrudniania sprawdza się też w ego, które maja małe budżety i nie są finansowane w sposób ciągły. Zlecenie pozwala na nawiązanie współpracy na określony czas (np. na 2 m-ce realizacji działań projektowych). Ta czasowość zlecenia i brak większych zobowiązań w stosunku do współpracownika ma jednak dobre i złe strony.

Do plusów zatrudniania w formie umowy zlecenia zaliczamy:

• krótki czas trwania umowy,
• łatwość rozwiązania umowy,
• brak obciążeń dla NGO związanych np. z potencjalnym L4 pracownika.

Z kolei do minusów zaliczamy:

• brak stabilności zatrudnienia personelu, który często szuka możliwości „stałego zatrudnienia”. Osoby, które znajdą taką stałą i dobrze płatną pracę poza organizacją, często rezygnują z dodatkowych zleceń w organizacjach pozarządowych,
• często niższe wynagrodzenie niż to wypłacane za „cały etat”. Wiąże się to z faktem, że zlecenie może zakładać prace np. w wymiarze 16 godzin miesięcznie tj. 1/10 etatu. W przypadku zatrudniania w oparciu o umowę o pracę tak małe cząstki etatu są rzadkością.

W efekcie zatrudniając na umowę zlecenia musimy się liczyć z dużą rotacją personelu. Nie pozwala to na długofalowe działanie NGO i codzienne wsparcie osób korzystających z pomocy organizacji.

Dlatego, jeżeli organizacja:

• prowadzi duże projekty np. unijne,
• regularnie współpracuje z darczyńcami i prowadzi kampanie fundraisingowe,
• prowadzi ośrodki lub inne placówki dla osób potrzebujących,
• działa w obszarze usług społecznych (np. asystentura dla osób z niepełnosprawnością),

rekomenduje się zatrudnianie w oparciu o umowę o pracę.

Jak zatrudniać w oparciu o umowę o pracę?

Aby zatrudniać osoby w oparciu o umowę o pracę należy znać kodeks pracy i na bieżąco śledzić jego aktualizacje. Tych bywa całkiem sporo i dotyczą one aktu głównego oraz rozporządzeń wykonawczych. Jednak, jeżeli organizacja korzysta z pomocy dobrego biura księgowego również w zakresie kadr i płac, wtedy to ono śledzi zmiany w zakresie prawa pracy.

W ogóle, jeżeli organizacja pozarządowa chce mieć stałych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę powinna mieć osobę lub biuro księgowe, które będzie się tym zajmowało. Do zadań związanych z zatrudnianiem w oparciu o umowę o pracę należy m.in.:

1. Regularne szkolenie pracowników, w tym z zakresu BHP. A organizacje pozarządowe prowadzące projekty unijne powinny też regularnie szkolić z zakresu RODO, równości szans, przeciwdziałania dyskryminacji, zrównoważonego rozwoju i dostępności.
2. Wykonanie badań lekarskich niezbędnych do zatrudnienia i badań okresowych.
3. Zgłoszenie pracownika do ZUS i regularne naliczanie składek. Co wiąże się z regularną wypłatą wynagrodzenia.
4. Prowadzenie akt osobowych pracowników.
5. Umożliwienie pracownikowi skorzystanie z L4, co wiąże się z przeliczeniami wynagrodzeń i ew. przeniesieniem wypłaty zasiłku na ZUS, w przypadku dłuższych nieobecności.
6. Monitorowanie liczby osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych.
7. Wprowadzenie dodatkowych procedur w zakresie ew. pracy zdalnej.
8. Zapewnienie pracownikowi warunków i sprzętu niezbędnego do wykonania pracy.
9. Naliczanie i monitorowanie wykonania urlopów.
10. Przygotowywanie zaświadczeń i świadectw pracy.

Jak widać, tych głównych obowiązków jest sporo. Drobnych zadań do wykonania jest jeszcze więcej. Dlatego na umowę o pracę warto zatrudniać w sposób świadomy. A taka forma współpracy zaprocentuje stałym zespołem, dla którego organizacja będzie głównym miejscem pracy. Stały zespół zapewni też szybszy rozwój, więcej czasu poświęconego na działania w organizacji oraz lepszą (mam nadzieję) obsługę podopiecznych i darczyńców.