Zarządzanie w organizacji – wymysł czy konieczność?

Czy zarządzanie w organizacji jest rzeczywiście potrzebne ?

To pytanie, które u wielu organizacji pozarządowych może budzić wątpliwość. Dlaczego? Bo o ile w firmie czy instytucji zarządzanie jest czymś oczywistym, o tyle w organizacji pozarządowej, takim oczywistym już może nie być. I w tym miejscu nasuwa się pytanie- czy organizacja pozarządowa to odpowiednia przestrzeń do tego, aby móc skutecznie realizować jakąkolwiek strategię zarządzania? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba najpierw wyjaśnić czym właściwie jest zarządzanie.

Zarządzanie z definicji

Encyklopedia PWN definiuje zarządzanie jako sekwencję działań zmierzających do osiągnięcia określonego celu, na którą składają się: wybór celów i sposobów ich realizacji (planowanie), przydzielanie zasobów (organizowanie), kierowanie i motywowanie do współpracy (przewodzenie) oraz obserwacja i wprowadzanie niezbędnych korekt (kontrolowanie).

Jeśliby zestawić powyższą definicję z samymi już działaniami organizacji pozarządowych, szybko okaże się, iż aktywności, których się one podejmują są tożsame z zarządzaniem. Dlaczego? Bo już sam cel dla którego organizacja powstaje (począwszy od tworzenia statutu, poprzez formowanie się zespołu, do samego wyboru zarządu i powołania organu kontrolnego) to wszystko aspekty, które stanowią o tym, że mamy do czynienia z zarządzaniem.

Trzymać krok i rytm

Pamiętajmy, iż organizacja pozarządowa to miejsce, gdzie grupa ludzi, zrzeszona wokół określonego celu i misji, realizuje swoje zamierzenia. Zanim jednak to nastąpi, potrzebują oni odpowiednich narzędzi i wskazówek za pomocą których będą mogli ten cel skutecznie realizować. Dlaczego jest to tak ważne? Bo bez jasno obranej i określonej drogi, sprecyzowanego planu i sposobów jego realizacji, może się nagle okazać, że krok w rytm którego idą, nie pasuje do żadnej melodii.

Faktem jest, iż każda organizacja, aby osiągnąć założone sobie cele dysponuje różnego rodzaju zasobami np. finansowymi, ludzkimi czy rzeczowymi. Aby jednak realizacja celu mogła mieć rzeczywiście miejsce, trzeba dać jej na to przestrzeń, ale najpierw należy tą przestrzeń uporządkować. Co to oznacza? Oznacza to, że tylko poprzez odpowiedni podział np. zadań i obowiązków między pracownikami, opracowanie zasad komunikacji, narzędzi monitorowania zadań, procedur, zasad funkcjonowania organizacji będzie to w ogóle możliwe.

Wsiąść do pojazdu nie byle jakiego

Warto podkreślić i powiedzieć sobie wprost, iż organizacja pozarządowa to pojazd, którym poruszamy się z punktu A (pomysł) do punktu B (realizacja pomysłu-cel), i aby tam dojechać potrzebujemy nie tylko sprawnie działającego samochodu, lecz przede wszystkim dobrego i zorientowanego na sytuację kierowcy. Bez dobrego zarządzania organizacją, nie tylko nie będzie ona w stanie sprostać ani zadaniom do których została powołana czy zachodzącym w środowisku zmianom. Bez dobrego zarządzania, pojazd, którym jedziemy co prawda ruszy z miejsca, ale zatrzyma się na pierwszym lepszym zakręcie. Posiadanie strategii zarządzania zwiększa zdolność organizacji, nie tylko do podniesienia poziomu jej efektywności, lecz również do utrzymania się jej na rynku.

Zarządzanie jako niezbędny element funkcjonowania

Realizacja celu to jedno, ale zaplanowanie i wybór odpowiednich narzędzi do jego osiągnięcia to kluczowy element, który może przesądzać o powodzeniu powziętego przez nas planu. W obliczu różnych stylów zarządzania, wątpliwość może budzić to, który z nich będzie stanowił faktyczną odpowiedź na potrzeby naszej organizacji. Czy istnieje zatem jeden styl zrządzania, który opisywałby właściwy sposób zaplanowania, zorganizowania, kierowania i kontrolowania danego procesu? Okazuje się, iż taka wzorcowa recepta na osiągnięcie sukcesu, po prostu nie istnieje. Wiele zależy od tego, jak został określony cel, ale także w jakich warunkach organizacja funkcjonuje i jakie zasoby może zmobilizować. Jak zatem odnaleźć się w tym informacyjnym gąszczu ? Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, warto prześledzić najbardziej popularne kierunki stylów zarządzania, które są stosowane w organizacjach pozarządowych i przeanalizować, który z nich najlepiej „czujemy”, z którym tak naprawdę rezonujemy jako organizacja. Jak to zrobić?

Kostium na miarę szyty

Różnorodność stylów i modeli zarządzania jest tematem, który wymaga szczegółowej uwagi i obszerniejszej publikacji, dlatego niniejszy artykuł stanowi jedynie próbę zaznajomienia czytelnika z tematyką zarządzania w ogóle, i zasygnalizowania konieczności wprowadzenia zarządzania jako naturalnego, codziennego elementu funkcjonowania organizacji. Przyjrzymy się tutaj w szerszym kontekście jedynie kilku z nim, które najczęściej funkcjonują w sektorze organizacji pozarządowych, ale zanim to zrobimy warto mieć na uwadze, iż aby przyjęte zasady zarządzania, rzeczywiście sprawdziły się w praktyce, powinny być niejako skrojone i „uszyte na miarę” organizacji czyli być ściśle do niej dopasowane, wynikać z jej charakteru i specyfiki. Zanim sięgniemy po określony styl zarządzania warto skoncentrować się na kilku kwestiach jakimi są:

wiek i rozmiar organizacji, zaplecze finansowe i rzeczowe np. budżet organizacji
misja i działania merytoryczne np. czy organizacja prowadzi działania stałe, czy raczej okazjonalne?
obszar działania i zasięg organizacji np. czy grupy odbiorców wymagają szybkiego reagowania i elastyczności, czy raczej są stabilne?
grupy zaangażowane w działanie organizacji, w tym liczba jej członków i innych współpracujących z nią osób
liderzy: ich doświadczenie i zaangażowanie.

Liderski czy partycypacyjny? Oto jest pytanie!

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Stowarzyszenie Klon/Jawor w 2018 roku, stylami zarzadzania, które najbardziej dominują w środowisku III sektora są: styl liderski oraz styl partycypacyjny. Pierwszy z nich koncentruje się na silnej osobie lidera, który posiada dużą decyzyjność i od którego zależy tak naprawdę większość decyzji podejmowanych w organizacji. Drugi natomiast (styl partycypacyjny) koncentruje się na silnym zespole i to właśnie w jego ręce oddawana jest decyzyjność. Który z nich cieszy się większą popularnością? Z przedstawionego raportu wynika, iż stylem, który jest bardziej powszechny i wyraźnie wysuwa się na plan pierwszy w stowarzyszeniach jest styl partycypacyjny (45%) natomiast styl liderski (38%) jest bardziej charakterystyczny dla fundacji. Niemal co piąty respondent (18%) sytuuje swoją organizację dokładnie pomiędzy tymi skrajnościami.
Tyle w teorii. A jak rzecz ma się jeżeli chodzi o praktykę? Jak się okazuje, to właśnie styl liderski zdaje się być tym dominującym w obydwóch tych podmiotach. Mimo, iż procentowo, większość organizacji wskazuje na styl partycypacyjny, to jednak realia funkcjonowania organizacji od przysłowiowej „kuchni” wyglądają zupełnie inaczej. Dlaczego? Bo jak podaje ponad połowa z ankietowanych respondentów, znacząca większość pracy i odpowiedzialności w organizacji i tak zawsze spada na barki liderów.

Lider czyli kto?

W praktyce, to wielozadaniowy „kombajn”, który zajmuje się zarówno merytoryką, strategią, współpracą, delegowaniem zadań i czuwaniem nad ich realizacją, zajmuje się codzienną, bieżącą pracą organizacji, komunikacją, promocją, pracą biura i budowaniem relacji w zespole oraz rozwiązywaniem konfliktów. Okazuje się, iż równomierne rozłożenie pracy i obowiązków między wszystkich członków zespołu występuje w przypadku 26% organizacji. Jak wskazują wyniki badań, okazuje się, iż 48 % respondentów uważa, iż odpowiedzialność za organizację spoczywa na liderach właśnie.

Styl liderski

Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, styl ten charakteryzuje się bardzo mocną i wyraźnie zaznaczoną pozycją lidera. To dzięki jego silnemu zaangażowaniu, organizacja może funkcjonować. O ile lider trzyma wszystko w ryzach, o tyle, członkowie organizacji mogą „spać spokojnie”. Problem pojawi się w momencie, kiedy okaże się, iż osoba, która podejmuje większość decyzji, realizuje mnóstwo kluczowych zadań i jest odpowiedzialna za organizację, nagle z jakiś powodów z niej odejdzie. Z czym jeszcze może nam przyjść się zmierzyć jeśli zdecydujemy się na wybranie powyższego stylu zarządzania? W sytuacji, kiedy przywództwo i decyzyjność za organizację spoczywa na jednej osobie, bardzo szybko może okazać się, iż nie znajdziemy godnych następców dla obecnych liderów. Dlaczego? Po pierwsze dlatego, że nie każdy będzie chciał brać na swoje barki tak dużą odpowiedzialność i nadmiar obowiązków. Po drugie, szybko może okazać się, iż obecny lider może wyznaczyć takie standardy, których nikt nie będzie w stanie spełnić. Jak wygląda zatem struktura organizacyjna w podmiotach zarządzanych w stylu liderskim? Jest ona mało rozbudowana, jej fundamentem jest przeważnie sam zarząd, który charakteryzuje się małą zmiennością kadencji. Warto w tym miejscu powiedzieć sobie jasno, iż nadmiar obowiązków spoczywających na jednej osobie i skumulowana na niej odpowiedzialność za organizację może stanowić dosyć duży dyskomfort, potężną trudność, która będzie generować napięcie, a w dalszej perspektywie, może przyczynić się i doprowadzić do „wypalenia się” lidera.

Styl partycypacyjny

To przeciwieństwo stylu liderskiego. Tutaj za podejmowanie większości działań i decyzji odpowiada (nie tak jak miało to miejsce wcześniej – lider), lecz członkowie zespołu i to właśnie w kolektywie skupiona jest siła całej organizacji. Punkt ciężkości zostaje zatem przesunięty z lidera na cały zespół. Grupa pracowników sama ustala cele i sama podejmuje decyzje. Panują stosunki otwarte, przyjazne, oparte na obustronnym zaufaniu – na linii kierownik – podwładni i prowadzi do faktycznego współzarządzania zespołem.
Większość decyzji podejmowanych jest wspólnie, przy czym członkowie grupy są w równym stopniu obarczani odpowiedzialnością, jak udziałem w korzyściach uzyskiwanych wynikiem zespołowym. Udział w kierowaniu stanowi podstawowy czynnik motywujący podwładnych do zaangażowania w pracę dla dobra grupy i zapewniający ich integrację z całą organizacją. Co istotne, organizacje w bardzo niewielkim stopniu doświadczają problemu ze znalezieniem następców dla swoich liderów. Ponadto, organizacje o partycypacyjnym stylu zarzadzania lepiej radzą sobie z kapitałem ludzkim, z utrzymaniem zespołu, mają też optymistyczny stosunek do swojej przyszłości i spodziewają się coraz to lepszych warunków działania. Styl partycypacyjny bardzo często rozumiany jest w błędny sposób, co można zaobserwować po tym, iż prosi się pracowników o uczestnictwo bądź sugestie, jednak nie na tym polega efektywny program działania w myśl partycypacyjnego ducha. Kierujący zespołem muszą zgodzić się oddać pracownikom część kontroli nad ich pracą czyli muszą czuć bezpieczeństwo swojej pozycji. Aby osiągnąć sukces w zarządzaniu partycypacyjnym, należy starannie zaplanować proces przemiany a następnie powoli wprowadzić go w życie organizacji. Pamiętajmy, iż każda zmiana nie dzieje się z dnia na dzień, lecz jest to proces, który wymaga czasu. Menadżerowie, kierownicy bądź liderzy muszą być otwarci na propozycje pracowników (członków organizacji). Często zdarza się, że pracownicy nie posiadają odpowiednich umiejętności lub informacji potrzebnych do podejmowania dobrych decyzji lub wysuwania sugestii. Ważne, by zapewnić pracownikom potrzebne informacje lub szkolenia, by byli w stanie podejmować rozważne wybory. Pracownicy powinni być zachęcani do partycypacji po to, by przyzwyczaić się do podejścia partycypacyjnego. Jedną z dróg zwiększania zaangażowania pracowników jest poznanie i koncentracja na ich silnych stronach. Poprzez kierowanie pracowników w kierunku dziedzin w których są kompetentni menadżer może pomóc im w osiągnięciu sukcesu. Menadżerowie, kierownicy czy liderzy powinni także zapewnić pracownikom kryteria pomiaru wyników skuteczności ich działań. Pomoże to odrzucać nierealne, niepraktyczne pomysły. Ponadto pracownicy powinni mieć możliwość rozważania alternatywnych rozwiązań, do których dochodzi się w toku pracy.

Styl sformalizowany

Styl sformalizowany charakteryzuje się jasno określoną formalną strukturą organizacyjną. Obok zarządu, struktura ta wyróżnia jeszcze np.: kierowników, dyrektorów i koordynatorów. Codzienne działania i podejmowanie decyzji odbywa się z uwzględnieniem tej struktury oraz zależności służbowych. Organizacje sformalizowane starają się zachować równowagę między silnym liderem (zarządem) a silnym zespołem. Organizacje sformalizowane poważniej niż inne podmioty podchodzą do procedur i zobowiązań formalnych – przejawia się to m.in. większą dbałością o transparentność swoich działań – częściej publikują w internecie swoje sprawozdania finansowe i merytoryczne.

Zarządzanie bez zarządzania – czy to w ogóle możliwe?

Praca w iście przyjacielskich warunkach, która bez ograniczeń pozwala rozwijać swoją kreatywność przez co poziom zaangażowania pracowników jest na optymalnie najwyższej nucie, problemy rozwiązywane są w gronie zespołowym, a pracownicy czują, że stanowią część większej całości. Czy praca w takich warunkach to zwykły mit czy może mitem jest twierdzenie, że tak żadna praca nie może wyglądać?

Turkusowe zarządzanie

Turkusowa organizacja to koncepcja, która została rozpropagowana przez trenera biznesu, Frederica Laloux. Podział zarządzania jaki zaproponował, opiera się o 5 typów organizacyjnych, którym przypisane zostały odpowiednio kolory, stanowiące jednocześnie o etapach rozwoju organizacji. Podział sugerowanych barw wygląda następująco:

czerwona – gdzie podwładni są w pełni zależni od przełożonego, którego się obawiają (przykładem takiej społeczności może być gang);
bursztynowa – hierarchia nadal jest silna, organizacja posiada jasno określone zasady, których należy się trzymać (np. kościół);
pomarańczowa – hierarchia jest coraz bardziej dynamiczna, a wartością jest skuteczność (np. korporacja);
zielona – pracownicy mają coraz większą decyzyjność, panuje demokracja, wolność (np. spółdzielnie).
Turkusowa –W jego przypadku hierarchia znika całkowicie, każdy ponosi odpowiedzialność, a ważniejsze od stanowisk są wykonywane zadania i pełnione funkcje.

O co w tym chodzi?

Demokracja, wolność i współpraca to przymioty o jakie chodzi w turkusowym modelu zarządzania. Co to oznacza w praktyce? Pracownicy sami tworzą organizację, wypełniają jej misję i nikomu nie podlegają. Każdy z nich robi to, co potrafi najlepiej i dlatego też odpowiedzialność za organizację rozkłada się na wszystkich jej członków, którzy zespołowo iw poczuciu wspólnoty podejmują wszelkie decyzje. Co zrobić aby taki model zarządzania był skuteczny? Receptą na skuteczność tej metody ma być dookreślenie i sprecyzowanie za co odpowiada każdy z członków organizacji, do czego dąży i jaką ponosi odpowiedzialność.

Trzy najważniejsze filary turkusu to :

samo zarządzanie – zdolność członków zespołu do brania na siebie odpowiedzialności i elastycznego dostosowywania się do bieżących wyzwań;
dążenie do pełni – poczucie, że w pracy można być sobą, szanowana jest emocjonalność, duchowość oraz intuicja współpracowników. Zawsze dąży się do szukania wspólnych rozwiązań.
cel ewolucyjny – organizacja stanowi jeden organizm a członkowie pomagają realizować jego cele.

To naprawdę działa!

O tym, że turkusowe „dowodzenie” naprawdę działa i jest możliwe, świadczą organizacje, które stosują ten styl w praktyce a są nimi np.

PKS Gdańsk-Oliwa SA – prezes przedsiębiorstwa transportowego zlikwidował stanowiska kierownicze i wprowadził turkusowe zarządzanie.
WINS – informatyczna firma całkowicie zmodernizowała sposób zarządzania – w przedsiębiorstwie wszyscy są równi i mogą podejmować ważne decyzje, nie ma struktury ani przywództwa. Każdy pracownik może realizować nowe wyzwania zgodnie z posiadanymi talentami i zainteresowaniami;
Halibut – Grupa Szkoleniowa – firma szkoleniowa przeszła ogromną przemianę w wewnętrznych strukturach. Dziś działa na zasadzie samoorganizacji – każdy z pracowników odpowiada w równej mierze za kształt firmy.
Brewa s.c. – spółka fotowoltaiczna działa w oparciu o zaufanie, zaangażowanie i samodzielność pracowników. Każdy, kto ją tworzy, jest odpowiedzialny za podejmowane decyzje i wspólnie pracuje na zysk.
Kamsoft Podlasie Sp. Jeżeli pracownik ma jakąś inicjatywę, to ma obowiązek skonsultowania ze wszystkimi zainteresowanymi i następnie może podjąć samodzielną decyzję, pod warunkiem, że jest gotów wziąć na siebie pełną odpowiedzialność za skutki swoich działań.

Co wybrać?

Turkusowy, liderski, partycypacyjny czy sformalizowany? Który z nich najlepiej wybrać? Szukanie odpowiedzi na to pytanie, może przyprawiać o zawrót głowy. Niezależnie od tego, który z nich wybierzemy, warto mieć na względzie fakt, iż tak jak we wszystkim, tak i tutaj należy zachować umiar, mieć swoje zdanie i nie podążać ślepo za modą. Pamiętajmy, że to system ma zawsze służyć organizacji a nie na odwrót. Organizacja nie może tkwić w sztywnych ramach żadnego ze stylów, jeśli jest to dla niej w jakikolwiek sposób niewygodne. Wtedy warto jest się zastanowić albo nad zmianą stylu zarządzania, albo wypracowania swojej własnej metody.

Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, trzeba powiedzieć sobie na początku jedno – tak jak ze wszystkim, tak i tutaj, dobrze jest znać umiar, mieć swoje własne zdanie i nie podążać ślepo za modą. To styl zarządzania ma być dopasowany do naszej organizacji a nie organizacja do stylu, dlatego dobrze jest zachować zdrowy dystans i nie brnąć „książkowo” i na siłę w żaden z nich.

Najlepiej jest nabrać dystansu. Na to pytanie Tak jak ze wszystkim, tak i tutaj, dobrze jest znać umiar, mieć swoje własne zdanie i nie podążać ślepo i na siłę za modą. Nie możemy być jego niewolnikiem, gdyż to on ma służyć nam a nie my jemu